Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Ende selama seminggu sejak tgl 3 s/d 14 Maret melakukan kegiatan akusisi kearsipan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Ende. Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Ende Agustina Loni Mone mengatakan ini saat dikonfirmasi di sela-sela kegiatan akusisi di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Ende Senin (11/3).
Kegiatan akusisi arsip ini demikian Agus dalam rangka menjamin ketersediaan arsip autentik yang terpercaya serta upaya penyelamatan dan pelestarian arsip ini aktif dan statis. Hal ini juga sesuai tugas dan tanggug jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Tujuan kegiatan ini kata Agus adalah selain penyusutan dan pengelolaan arsip in aktif dan statis dimana penggunaannya sudah menurun bahkan harus dimusnahkan, juga agar tidak terjadi penumpukan sehingga menjadi beban bagi pencipta arsip itu sendiri.
Menurutnya jumlah arsip yang ditemukan selama kegiatan akusisi disesuaikan dengan kode permasalahan seperti umum, pemerintahan, politik, keamanan dan ketertiban umum, kesra, perekonomian, pekerjaan umum dan ketenagaan, pengawasn, kepegawaian dan keuangan. Sedangkan untuk jenis arsip statis terdapat 21 berkas dan satu plakat. 21 berkas ini terdiri dari, surat penyerahan tanah, sertivikat tanah, dokumen pembangunan gedung dan permasalahan tentang kepegawaian.
Tambahnya untuk jenis arsip in aktif setelah kegiatan akusisi akan dinilai kembali sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk kemudian dimusnakan sesuai dengan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku.
Harapnya setelah kegiatan akusisi ini dapat dilanjutkan bagian umum untuk melakukan akusisi. Karena kegiatan akusisi yang dilakukan ia bersama teman-teman dari Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah ini untuk memotivasi SKPD lainnya. Hal ini mengingat masih ada kesalahan persepsi di kalangan SKPD yang mengatakan urusan kearsipan merupakan tanggung jawab dari kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah, padahal tugas kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah hanya sebatas menerima, menjaga, melindungi, merawat dan mengamankan arsip.
“Kami mengakui selama ini memang ada salah persepsi diantara SKPD mengenai arsip, sehingga mereka selalu beranggapan arsip hanya menjadi tanggung jawab kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah, padahal seharusnya setiap SKPD harus bertanggungjawab untuk arsipnya masing-masing, karena ini akan berguna bagi pencipta arsip itu sendiri dalam hal ini SKPD”pungkasnya.(Humas Ende/Helen Mei (eln))
